Kdy by měla být provedena destrukce?

V této části pracovních pokynů úřadu je doporučeno zveřejnit postup při výběru dokumentů s prošlou dobou uložení ke zničení, postup při vypracovávání aktů o přidělování dokumentů ke zničení, jejich koordinaci a schvalování v souladu s ustanoveními podle bodů 7.16 – 7.22 Pravidel kancelářské práce a odstavců 4.11 – 4.13 Pravidel G z roku 2015.

V tomto případě je vhodné věnovat zvláštní pozornost následujícím ustanovením:

pro spisy s prošlou úložnou dobou zpracovávají referenti organizačních složek státního orgánu nebo orgánu územní samosprávy návrhy zákona o přidělení k likvidaci dokumentů, které nepodléhají ukládání formou zákona stanoveného pravidly z roku 2015 (Příloha č. 21);

pro spisy s prošlou dobou uložení ve organizačních útvarech organizace se zpracovávají návrhy zákona o přidělení ke skartaci dokumentů nepodléhajících ukládání (podle formy zákona stanovené přílohou č. 21 k Pravidla 2015); podoba zákona o přidělení k likvidaci archiválií, které nepodléhají ukládání, je uvedena v příloze č. 21 těchto metodických doporučení;

Spisová služba státního orgánu nebo orgánu územní samosprávy na základě návrhů strukturálních útvarů vypracuje zákon (zákony) o přidělení ke skartaci dokumentů, které nepodléhají úschově (příloha č. 21 těchto metodických doporučení) ;

případy se do zákona zahrnují, pokud pro ně stanovená úložní lhůta uplynula do 1. ledna roku, ve kterém byl zákon sepsán (např. do vyhotoveného zákona lze zahrnout případy ukončené v roce 2016 s 3letou úložní dobou nejdříve 1. ledna 2020);

soubory označené „EPC“ podléhají kontrole stránku po stránce za účelem identifikace dokumentů podléhajících trvalému uložení; dokumenty s trvalou dobou použitelnosti identifikované v takových případech jsou odděleny a připojeny k podobným případům nebo formovány do samostatných případů;

zbývající dokumenty se značkou „EPC“, které prošly zkoumáním hodnoty, jsou zahrnuty do zákona o přidělení ke zničení dokumentů, které nepodléhají úschově, přičemž značka „EPC“ v zákoně uvedena není;

zákon o přidělení ke zničení dokumentů, které nepodléhají úschově, se zpravidla vypracovává pro záležitosti celého státního orgánu, orgánu místní samosprávy (v tomto případě záležitosti každého strukturálního celku tvoří samostatnou skupinu záhlaví a záhlaví homogenních případů vybraných ke zničení lze zahrnout do zákona pod obecným záhlavím udávajícím počet případů zařazených do této skupiny);

výběr dokumentů ke skartaci a vypracování zákona o přidělení ke skartaci dokumentů nepodléhajících úschově se provádí po sestavení souhrnného soupisu případů trvalého uložení za stejné období;

akty o přidělení ke skartaci dokumentů, které nepodléhají úschově, se projednávají na zasedání Ústředního výkonného výboru (EK) současně se soupisy případů, dokumentů trvalého uložení a personálu;

akty schválené Ústředním výkonným výborem (VK) státního orgánu, orgánu územní samosprávy o přidělení ke skartaci písemností, které nepodléhají ukládání, schvaluje vedoucí státního orgánu, orgánu samosprávy až po schválení soupisů trvalého uložení pouzder a schvalování soupisů pouzder, dokumentů o personálu EPC federálního státního archivu, EPC oprávněného výkonného orgánu ustavující entity Ruské federace v oblasti archivnictví nebo státu (obecní ) archiv podle pravomoci, které mu byly uděleny; poté mohou být věci určené k likvidaci podle zákona předány k likvidaci;

předání pouzder určených ke zničení k likvidaci se vyhotovuje s akceptačním listem, kde je uvedeno datum předání, počet předaných pouzder a hmotnost sběrového papíru (po zničení pouzder číselník pouzder státu orgánu nebo orgánu místní samosprávy je označeno „Zničeno viz akt ze dne N.“ data).

Pro elektronické dokumenty s prošlou dobou uložení je vypracován samostatný zákon na základě podoby zákona o přidělení ke skartaci dokumentů, které nepodléhají uchovávání, stanovené Pravidly 2015 (příloha č. 21 těchto metodických doporučení) .

Elektronické dokumenty s prošlou dobou uložení jsou zničeny softwarově a hardwarově s příslušnou poznámkou v aktu přidělení elektronických dokumentů ke zničení. Elektronické dokumenty se považují za zničené, pokud je nelze obnovit pomocí informačního systému na paměťových médiích a ze záložních kopií.

Zákony o přidělení ke skartaci dokumentů, které nepodléhají úschově, jsou trvale uloženy ve složce fondu.