Sdílení zkušeností Archiv – Tohle je náš svět
Na celém světě jsou archivy klíčovým nástrojem ochrany národní bezpečnosti a my se k tomu musíme posunout, řekl Boris Džaparov v rozhovoru pro inbusiness.kz.
pohled: pixabay.com
Jaké jsou problémy archivního průmyslu v Kazachstánu, proč jsou archivy pro zemi důležité a co si potomci budou pamatovat z prvních 30 let nezávislosti? O tom a mnohem více hovořil inbusiness.kz s Borisem Džaparovem, bývalým vedoucím archivu prezidenta Kazachstánu.
— Borisi Alikenoviči, pět let jste vedl archiv prezidenta Republiky Kazachstán a odešel jste odtud. Sledujete i nadále stav archivů v Kazachstánu?
Fotografie z osobního archivu Borise Dzhaparova
— I přes to, že jsem v zaslouženém důchodu, stále se věnuji vědecké a pedagogické práci jako vědec, doktor technických věd a profesor. Čas od času se samozřejmě zajímám o dění v oblasti archivnictví, vždyť se vývojem tohoto odvětví zabývám již pět let.
Po získání nezávislosti a rozpadu Sovětského svazu se bývalé sovětské republiky potýkaly s ekonomickými potížemi a naše vláda se obrátila o pomoc na Světovou banku a Mezinárodní měnový fond. Navrhli podmínky, za kterých bylo nutné výrazně snížit vládní výdaje.
Archivní průmysl byl jedním z prvních, který těmito škrty utrpěl. Lidé, kteří se přímo podíleli na vývoji nových rozpočtových projektů, jen málo chápali význam archivního průmyslu a dívali se na něj z formálního hlediska. Pravděpodobně věřili, že archivy jsou prostě místa, kde se ukládají zaprášené a nepotřebné papíry, které lze bezbolestně zmenšit. Za 30 let se úroveň porozumění prakticky nezměnila.
Dnes je statut autorizovaného orgánu pro archivnictví v Kazachstánu na úrovni archivního výboru v rámci Ministerstva kultury a sportu. Stejně tak by je mohlo dostat ministerstvo zdravotnictví nebo kdokoli jiný. Jde o nepochopení důležitosti role archivů ve vládě. Zatímco v Rusku byl dekretem v roce 2016 archiv převeden z podřízenosti ministerstva kultury do Federální archivní agentury pod prezidentem. Kdyby to nebylo tak důležité, jiné státy by to nedělaly. Všechny vyspělé země, od Spojených států, Číny a Jižní Koreje, zacházejí se svými archivy s respektem a vážností.
— Podle oficiálních údajů obsahuje prezidentův archiv asi 850 tisíc souborů, z toho jedna čtvrtina je digitalizována. Řekněte nám pro obyčejné lidi – je to hodně nebo málo, vezmeme-li v úvahu, že archiv byl otevřen v roce 1994?
— Prezidentský archiv je navržen pro uložení až 1 milionu souborů, přičemž každý soubor obsahuje 200 až 250 stránek. Poté, co prezident Nursultan Nazarbajev navštívil Jižní Koreu, kde viděl jeden z nejlepších archivů na světě s vyspělými technologiemi, jsem byl jako specialista na informační technologie do archivu pozván. Předtím neexistovalo pochopení pro potřebu vytvořit digitální archiv. V roce 2013 jsem se stal součástí archivního týmu a v roce 2014 jsme začali aktivně digitalizovat dokumenty.
Abych odpověděl na vaši otázku: 20 % digitalizovaných dokumentů z prezidentského archivu lze považovat za hodně, vzhledem k analýze a výběru dokumentů podle důležitosti a významu. Zbývá však mnoho práce, protože archivní dokumenty byly rozděleny do kategorií a pouze dokumenty v první kategorii byly plně digitalizovány.
Dříve zemi chyběly zkušenosti s digitalizací a softwarem. Všechny akce v této oblasti musely být provedeny poprvé. Hlavním problémem byl nedostatek alokovaných finančních prostředků na samostatný projekt digitalizace a konverze papírových dokumentů do elektronické podoby. Tuto práci jsme byli nuceni provést v rámci stávajícího rozpočtu s využitím všech dostupných zdrojů našeho státu. Multifunkční a výkonné skenery byly potřeba a my jsme je dokázali zajistit poskytováním archivních služeb jednotlivým organizacím a zemím. Poskytli nám tato zařízení jako platbu. Postupem času, jak se projekt vyvíjel, se začaly přidělovat další finanční prostředky a nyní, věřím, je prezidentský archiv zcela vybaven.
— Hovoříme-li o reorganizaci ministerstev, je pravda, že veškerá jejich dokumentace je zničena a žádné dokumenty se nedochovaly?
– Ne, to se nestává. Každý archiv má své vlastní akviziční zdroje. Například hlavním zdrojem akvizice národního archivu je vláda, ministerstva a resorty. Jednotlivé chyby se mohou vyskytnout v řadě podniků, soukromých i veřejných. To je však obvykle způsobeno neznalostí požadavků nebo jejich nedodržováním ze strany vedení těchto podniků. Lidé se často v důchodu obracejí na archivy a nejsou schopni shromáždit dokumenty potvrzující jejich pracovní zkušenosti. Podobný problém nastává, když firma, kde pracovali, nikdy nepřevedla dokumenty do archivu a nikdo nesledoval jejich ukládání.
— Pokud jde o obecnou databázi archivů v celé zemi, existuje centralizovaný systém a software?
— Došlo k pokusu o vytvoření jednotného elektronického archivu pro všechny státní a resortní archivy. Na realizaci projektu byly přiděleny značné finanční prostředky ve výši 1,6 miliardy tenge, které v té době činily asi 5 milionů $. Hlavním cílem projektu byla instalace jednotného softwaru do všech státních archivů. Výsledky však nebyly použitelné. Výrobek vyvinutý vítěznou firmou nesplňoval požadavky a nevyhovoval potřebám archivních institucí. To mělo za následek značné náklady a ztrátu času na neúspěšném projektu.
Bohužel se nikdy nepodařilo vytvořit jednotný elektronický archiv a státní a resortní archivy stále fungují na různých softwarových platformách. To je problematické pro výměnu informací a interakci mezi archivy a také to znesnadňuje efektivní správu a přístup k archivním materiálům.
Dnes se snaží nějak pokrýt náklady na tento software. Kromě toho byly každoročně přidělovány finanční prostředky na dokončení realizace programu, k čemuž však oproti očekávání nikdy nedošlo. V současné době pokračuje vytrvalé předávání tohoto ustanovení oblastním státním archivům, ale mnozí si stěžují, že v tom nevidí velký přínos. Ti, kteří se na tomto procesu podíleli ze strany vývojářské firmy, už odešli a noví programátoři říkají, že s tím neměli nic společného. Také ti, kteří podepsali smlouvy ze strany státu, už nejsou ve funkci. To vše bylo řízeno prostřednictvím archivního oddělení ISS.
Nejenže tento program skončil neúspěchem, ale v roce 2020 ISS iniciovala nový projekt – digitalizaci archivních fondů ve 12 městech. Na tento účel bylo plánováno vyčlenit 250 milionů dolarů v průběhu několika let. Již ve fázi oznámení však bylo zaznamenáno mnoho porušení. ISS svěřila jejich podepsání specialistům, kteří bez řádného ověření a seznámení se všemi nuancemi projektu umožní vyvézt archiválie z území archivu k digitalizaci firmě, která vyhrála výběrové řízení. Dokumenty by podle zákona neměly přesahovat rámec archivu, takže takové jednání lze považovat za jasné porušení zákona.
Provedl jsem několik jednoduchých matematických výpočtů. Pokud vydělíme 250 milionů 12, každé město by dostalo 20 milionů dolarů jen na digitalizaci archivního fondu. Za tyto prostředky by každé město mohlo vybudovat moderní milionový archiv, plně jej vybavit a archivy digitalizovat a ještě by zbyla změna. Museli jsme vynaložit velké úsilí, abychom tento projekt zastavili. Jako člen veřejné rady Almaty, kde byly zasaženy tři archivy, byl po zásahu prezidentské administrativy projekt pozastaven. Byl to prostě korupční plán, jak vysát peníze z rozpočtu.
— Mají archivy dostatek prostor?
— Během let nezávislosti byly postaveny pouze tři archivní budovy – národní archiv v Astaně, městský archiv v Almaty a archiv v Kyzylordě, když byl Krymbek Kusherbaev akim. V dalších městech byly provedeny drobné doplňky stávajících archivů, ale většina lokalit zůstala nezměněna. Během svého působení v prezidentském archivu jsem pravidelně jezdil do regionů a viděl jsem, že mnohé archivy již nové dokumenty přijímat nemohou. Doufali jsme, že přeměna oddělení ISS na výbor přinese pozitivní změny, protože výbor by měl mít více pravomocí, ale zatím k žádným změnám nedošlo.
— Měl by podle vás archiv vydělávat?
— Samozřejmě, že archivy po celém světě mají své vlastní zdroje příjmů, a to je normální. V současnosti patří platy archivářů k nejnižším v zemi. Teprve před dvěma nebo třemi lety bylo možné poskytovat placené služby, i když ne každému. Vzhledem k nízkým platům a šílenému zdražování přicházejí do archivů lidé oddaní své práci a připravení pracovat, ale jejich touhu musí podpořit vláda. Jednou jsem se obrátil na britský vojenský archiv a zaplatil 40 liber št. za jednu fotografii, což je v naší měně 65 tisíc tenge. Proč by naše archivy nemohly vydělávat stejné peníze?
Prezidentský archiv je samozřejmě celý financován z rozpočtových prostředků, takže mají zakázáno poskytovat placené služby. Domnívám se, že tato politika není zcela spravedlivá. Pokud by byly bezplatné služby dostupné pouze pro kazašské občany, kteří platí daně, a pak by se tyto daně využívaly k údržbě prezidentova archivu, pak by to byl spravedlivější přístup. Archiv však přijímá mnoho zahraničních návštěvníků, kterým jsou poskytovány bezplatné služby stejně jako občanům Kazachstánu. V ostatních zemích, včetně sousedního Ruska, se služby pro nerezidenty platí.
Když jsem byl například v Bělorusku, všiml jsem si, že tamní archivy přinášejí značné příjmy. Zhruba třetina platu byla vyplacena za archivní služby. Domnívám se, že je třeba podporovat i naše archiváře, protože pracují velmi disciplinovaně. V archivech pracují pouze kvalifikovaní specialisté a náhodní lidé se tam nezdržují. Proto je důležité tyto specialisty podporovat.
— V jakých jazycích se archivní dokumenty většinou uchovávají?
— Historie prezidentského archivu začala v roce 1918 a v období od roku 1929 do roku 1941 existovaly dokumenty v kazašském jazyce psané arabskou abecedou. Prezidentský archiv dnes obsahuje značné množství dokumentů v arabštině. Přístup k těmto dokumentům je však obtížný, protože mnozí je nemohou číst. V minulosti jsem musel organizovat kurzy arabštiny pro pracovníky archivu. Během války psalo mnoho našich předků písmena arabským písmem, protože je studovali ve škole spolu s azbukou. Dnes je však velká část historie psaná arabskou abecedou našim občanům nepřístupná.
— Jakým způsobem přispívají archivy k životu země?
— Život zahrnuje nejen přítomnost a budoucnost, ale také minulost, kterou je třeba si zapamatovat a poučit se z ní, aby se předešlo opakování minulých chyb a mylných představ. Lidská paměť je archiv, kde se ukládají vzpomínky. A archiv je paměť přenesená na média. Archivy se proto ukazují jako velmi důležité v otázkách mezistátních vztahů a vnitřního řízení. Stanovení hranic mezi státy a řešení hraničních sporů lze prokázat pouze pomocí archivních dokumentů. Rozhodování o využití zařízení na území Kazachstánu, jako jsou skládky, by se mělo opírat o relevantní dokumenty, které definují podmínky a dobu užívání. Bauyrzhan Momyshuly řekl, že Všemohoucí sleduje, co se děje v nebi, a archivy jsou tím, co řídí, co se děje na zemi.
Přečtěte si: