Kaizen – co to je, jak japonský systém pomáhá lidem a firmám stát se lepšími
Termín „kaizen“ v japonštině se skládá ze dvou znaků 改 – „zlepšení“ a 善 – „změna“, jinými slovy kaizen je „změna k lepšímu“ nebo „sebezdokonalování“. Japonská filozofie je spojována se způsobem myšlení, ve kterém malé, ale nepřetržité změny postupně vedou k velkým pozitivním efektům v průběhu času. Tyto principy se uplatňují v managementu, podnikání, výrobních procesech i v soukromém životě.
Co je Kaizen
Zakladatel konceptu kaizen, Masaaki Imai, definoval podstatu filozofie takto: „Ani den bez zlepšení.“ V jakékoli činnosti je vždy něco, co se dá vylepšit nebo zjednodušit.
V soukromém životě i v práci si člověk v průběhu let zvykne na to, co se děje, a žijíc setrvačností, nepřemýšlí o tom, co se dá změnit k lepšímu. Čím dál jdete, tím těžší je se ze zaběhnutých kolejí dostat. Setrvačnost je prvním důvodem, který změnu brzdí. Druhým důvodem je strach ze změny, z opuštění komfortní zóny.
Kaizen je efektivní a jednoduchá technika, která vám umožní snadno překonat oba důvody. Nejdůležitější ale je, že vám pomáhá neustále se směřovat k vašemu cíli, aniž byste se zabývali neúspěchy.
Historie filozofie Kaizen
Masaaki Imai absolvoval Tokijskou univerzitu. Je teoretikem a konzultantem pro otázky práce a managementu v oblasti mezinárodních vztahů. Při studiu historie Japonska objevil klíč k ekonomickému úspěchu země – neustálé zlepšování dovedností pracovníků a využívání jejich zkušeností. Tento objev znamenal počátek filozofie kaizen. V roce 1986 vydal Masaaki Imai knihu „Kaizen: Klíč k úspěchu japonských společností“, která byla přeložena do mnoha jazyků. Šíření filozofie doprovázelo zakládání společností a kaizen institutů ve 30 zemích světa. Masaaki Imai přednáší, vysvětluje koncept a nástroje své filozofie, a konzultuje firmám v oblasti rozvoje, zlepšování kvality, snižování nákladů, prevence ztrát a optimalizace výroby.
Kaizen plánování dokonale zapadá do soukromého života a umožňuje člověku stát se úspěšnějším a zdravějším, a to jak fyzicky, tak psychicky.
Základní principy a prvky kaizenu
Neexistuje jediný vzorec pro implementaci konceptu kaizen v obchodním nebo výrobním procesu. Každý manažer si volí nejvhodnější nástroje pro sebe. Existují však velmi důležité prvky, bez kterých není možné dosáhnout úspěchu.
Práce přinese pozitivní výsledky pouze tehdy, pokud se zapojí všichni účastníci. Pokud je jednotlivý pracovník zodpovědný pouze za svou část práce, nemusí si všimnout nedostatků. Členové týmu se setkávají, společně identifikují problémy a nacházejí způsoby, jak je řešit. Týmová práce formuje respekt k názorům ostatních lidí, otevřenost a toleranci a vytváří příjemné psychologické klima.
Může být materiální – ve formě bonusů, dodatečných platů nebo zvýšení platu – a nemateriální – ocenění, pobídky, kariérní růst.
- Brainstormingové skupiny
Speciálně vybraní zaměstnanci z různých oddělení, jejichž schůzky se konají jednou nebo dvakrát měsíčně, si mohou vyměňovat nová řešení, rychle nacházet chyby a překážky a způsoby, jak je odstranit.
Každý zaměstnanec má právo volit a může vyjádřit svůj názor na zlepšení výroby. Tyto návrhy lze podat elektronicky nebo v papírové podobě na konkrétní místo.
Systém zlepšování a zvyšování kvality výroby zahrnuje základní principy kaizen:
- Povědomí zaměstnanců
Práci každého článku ve společnosti musí znát a rozumět všem zaměstnancům. Aby toho bylo dosaženo, manažeři poskytují všem zaměstnancům co nejúplnější informace.
- Zaměřte se na kritiku
Každý zaměstnanec by měl být otevřený konstruktivní kritice. Odhalení problémů a chyb dává příležitost identifikovat potenciál pro zlepšení a podat návrhy na zlepšení. I když se věci daří velmi dobře, nový pohled zvenčí může najít příležitost ke zlepšení té či oné činnosti.
- Zaměření na kvalitu
Kontrola kvality je prováděna průběžně v rámci obecného řízení a společných aktivit. Metody zlepšování kvality definované normami jsou zaznamenávány.
- Zaměření na zákazníka
Každý zaměstnanec si musí pamatovat, že pracuje pro výsledek, kterým je spokojenost klienta s produktem nebo službou. Takové zaměření vám umožní nechat konkurenci daleko za sebou a zvýšit prodej.
Neoprávněné ztráty brzdí rozvoj výroby a činí ji nerentabilní. Patří mezi ně například ztracené časové intervaly mezi fázemi výroby, opětovné vydávání zboží z důvodu vad, potíže s dopravou a vady. Neustálé hledání zbytečných úkonů v procesech, které nepřidávají kvalitu a hodnotu vyrobenému produktu, jejich vyloučení z výroby je krokem k eliminaci ztrát.
Metoda kaizen předpokládá soulad pojmů „standardizace“ a „změna“. Standardizace procesů umožňuje minimalizovat potenciální chyby. Ale i ve standardizovaných procesech existují příležitosti ke zlepšení – a ty je třeba najít a využít.
Jakmile jsou změny otestovány a osvědčeny, stanou se novým standardem a jsou začleněny do pracovních procesů. Začíná hledání nových příležitostí ke zlepšení.
- Optimalizace pracoviště
Mělo by to být organizované s ohledem na zvýšení efektivity práce. Pořádek na pracovišti vám umožní neztrácet čas hledáním správné věci. Přesnost a organizovanost dělají dobrý dojem na klienty a ostatní, stejně jako na samotného zaměstnance. Bude pracovat lépe, s větším potěšením a ve větším bezpečí. Čistota navíc eliminuje patogeny nebezpečné pro zdraví.
Organizace pracovního prostoru je založena na prvcích pěti C.
Metodologie Kaizen a 5S
Implementace kaizen zahrnuje seznámení se s klíčovými prvky, základními principy a metodologií. Zahrnuje následující koncepty:
- Seiri nebo třídění
Odstraňte ze svého pracovního prostoru všechny nepotřebné předměty, zbavte se ho harampádí. Odstraňte staré, vadné a nepoužívané věci. Nechte jen to, co je denně potřeba. Zbytek roztřiďte tak, aby věci používané jednou týdně byly blízko vašeho stolu a věci používané jednou měsíčně byly na vzdálených policích.
- Seiton – udržování pořádku
Každá položka a každý nástroj je vždy na svém místě. V případě potřeby jsou nějakým způsobem podepsány nebo označeny, aby je bylo možné najít bez ztráty času.
- Seiso – Udržování čistoty
Čistota je tam, kde nejsou odpadky. Z tohoto důvodu by úklid měl být jednoduchý a pohodlný. Čisticí prostředky by měly být po ruce.
- Seiketsu – standardizace
Zavádění stále nových standardů v souvislosti se zaváděním vylepšení se stává novými pravidly.
- Shitsuke – Zlepšování a sebekázeň
Jsou založeny na postupném zvládání metodiky a získání zvyku dodržovat všechny přijaté postupy. Zároveň dochází k výměně zkušeností a jejich akumulaci.
Implementace a účinek systému kaizen
Kaizen je postupný proces krok za krokem, který vede k úspěchu. Lze jej realizovat pouze stanovením správných cílů. Při tom je vhodné si položit následující otázky:
- Je tam nějaký problém a v čem je?
Pokud se tým brání změnám, měl by si manažer udělat čas na osobní komunikaci se zaměstnanci, identifikovat a analyzovat důvody. Vyplatí se pozorovat práci každého z nich na jeho pracovišti.
- Jak vyřeším problém?
Je nutné se spoléhat na kreativní návrhy od zaměstnanců, postřehy z jejich okolí. To pomůže implementovat zlepšování kvality v souladu s cíli společnosti.
- Jak se změny implementují?
Je nezbytné mít otevřené informace o problémech společnosti, sdělené všem zaměstnancům, aby bylo možné zjistit ztráty a zjistit jejich příčiny. Tyto otázky jsou předkládány k obecné diskusi. Je důležité, aby zaměstnanci předkládali návrhy na zlepšení jak výrobního procesu, tak pracovních podmínek.
- Jak zvolit směr systému zlepšování?
Můžete začít organizací pracovišť podle systému 5S, prací na psychologickém klimatu v týmu nebo implementací principů štíhlé výroby. Volba závisí na výsledcích pozorování a analýzy práce. Je to na managementu.
Další fází implementace kaizenu je vytvoření pokročilé skupiny, která se bude zabývat pracovním plánem, projekty, hledat přístupy ke každému zaměstnanci a zajistí, aby se myšlenky štíhlé výroby dostaly ke všem.
Štíhlá výroba, organizovaná s pomocí nástrojů kaizen, umožňuje výrazně zlepšit kvalitu práce ve všech fázích – od projektu až po prodej produktů. Na optimalizaci procesu se podílejí všichni zaměstnanci bez výjimky. Hlavních cílů – spokojenosti zákazníků a úspěchu podniku – je dosaženo s pomocí principů kaizen na vysoké úrovni.
Společnosti po celém světě používají systém Kaizen
Systém Kaizen s velkým úspěchem používají známé společnosti. Například automobilka Toyota, která tento koncept poprvé aplikovala během fáze obnovy po druhé světové válce, s ním úspěšně žije již více než 70 let. Jejími hlavními principy jsou štíhlá výroba (kaizen) a respekt k zaměstnancům. Koncept používá také ruská společnost KamAZ, ropná společnost Lukoil, pivovar Baltika, německý konglomerát Siemens, japonská Honda a mnoho dalších.
Jak se stát produktivnějším se systémem Kaizen
Nástroje Kaizen lze snadno přenést do osobního sebezdokonalování.
Stanovte si malé cíle
Cíle by měly být specifické, realistické a dosažitelné. Pokud tato kritéria nejsou splněna, motivace může v důsledku zklamání zmizet. Malé cíle vedou k realizaci těch větších.
Ptejte se sami sebe na malé otázky
Nenechte se zlenivět. Otázky typu „Dělám vše, co můžu, abych se zlepšil?“, „Co jsem dnes udělal, abych se zítra zlepšil?“, „Co mi brání v tom, abych se zbavil zlozvyku?“ vám připomenou vaši vnitřní sílu.
Dělejte malé krůčky
Základem kaizenu je nepřetržitý pohyb malými kroky bez spěchu. To vám umožní po 100 metrech nezadýchat se, ale vytrvale pokračovat v pohybu.
Zbavte se odpadků
Nehromaďte zbytečné věci. Mějte odvahu se zbytečných věcí zbavit a uvolnit tak prostor kolem sebe. Čím více pořádku kolem sebe, tím více psychického pohodlí.
To platí i pro informační odpad. Užitečná data, která stojí za to ukládat do paměti, musí být spolehlivá, relevantní a použitelná v životě.
Udržujte své pracovní místo čisté
Hygiena na pracovišti je často podceňována. Její absence však shromažďuje patogenní mikroby na klávesnici počítače nebo v kuchyni. Zvyk uklízet si pracovní prostor a uvádět ho večer do ideálního stavu vám usnadní začátek pracovního dne.
Zlepšujte se každý den
Ve filozofii Kaizen existuje trik zvaný „metoda jedné minuty“. Jednu minutu denně byste měli věnovat novému zvyku. Například konzumaci zeleniny, dřepům, učení se novému jazyku nebo úklidu pracovního prostoru. Takto se zdravé návyky posilují a osvojují.
Strategie Kaizen demonstruje sílu malých kroků v dosahování cílů a sebezdokonalování. Člověk vyzbrojený japonským systémem Kaizen se vzdává touhy po ideálním řešení, které je utopií, a vytrvale se pohybuje vstříc úspěchu, aniž by vynakládal jakékoli zvláštní úsilí.